Einwohnerliste auf Fehler untersuchen

BürgerStimme
1. Feb. 2024
4 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 6. Sept.

Wenn Sie die Briefimplementierung (Brief-Ident System) als Registrierungsmethode nutzen, müssen für alle Bürgerinnen und Bürger entsprechende Registrierungsbriefe erstellt werden. Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, erfolgt die Erstellung der Briefe automatisiert über die Webstelle. Dafür müssen Sie lediglich eine aktuelle Einwohnerliste als Excel-Datei hochladen – die Webstelle generiert die Briefe dann automatisch.

Warum ist eine Überprüfung der Excel-Datei wichtig?

Damit die Generierung der Registrierungsbriefe reibungslos funktioniert, sollte sichergestellt werden, dass die Excel-Datei keine Fehler oder falsch formatierten Daten enthält. Fehlerhafte Daten können dazu führen, dass der Prozess unterbrochen wird oder Briefe fehlerhaft erstellt werden. Da die Erstellung von vielen tausend Briefen mehrerer Stunden erfordert, sollten derartige kleine Fehler vermieden werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Datei korrekt prüfen.

Einführung zu dieser Anleitung

Für die Überprüfung der Excel-Datei stellen wir Ihnen eine lokale Applikation zur Verfügung. Diese lokale Applikation kann direkt von Ihrem Computer ausgeführt werden - ohne Internetverbindung und ohne die Notwendigkeit, dass die Einwohnerliste Ihren Computer verlässt. Allerdings gibt es zwei Grundvorraussetzungen:

Der Computer muss die Programmiersprache Python installiert haben (eine Anleitung, wie das geht, finden Sie weiter unten).
Technische Grundkenntnis. Ggf. kann eine kurze, technische Arbeit mit dem Terminal Ihres Computers notwendig werden. Ein entsprechendes Know-How ist hilfreich, i.d.R. können Sie aber einfach den Anweisungen dieser Anleitung folgen.

Sollten Sie Bedenken zu einem der oben genannten Punkte haben, können Sie jederzeit unser Support-Team kontaktieren. Gerne richten wir den Check gemeinsam mit Ihnen in einem Zoom-Meeting ein: support@buerger-stimme.com.

1. Einwohnerliste als Excel-Datei beschaffen

Als aller erstes muss die Einwohnerliste im Excel-Format beschafft werden. Die aktuelle Einwohnerliste erhalten Sie in der Regel von Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem Einwohnermeldeamt. Informieren Sie diese im Voraus darüber, dass die Datei in einem bestimmten Format vorliegen muss. Die genauen Formatierungsanforderungen finden Sie auf der Webstelle unter:

Nutzerverwaltung > Nutzer anlegen > Mehrere Bürger-Accounts anlegen

2. Python installieren

Bevor Sie nun etwas machen, ist es notwendig, dass auf Ihrem Computer die Programmiersprache Python installiert ist. Für die Installation, können Sie einfach die folgende Website besuchen: https://www.python.org/downloads/

Über den dort angezeigten Download-Button, können Sie die aktuelle Version von Python herunterladen. Achten Sie darauf, ob der Download korrekt für Ihr Endgerät ist (macOS oder Windows). Ungefähr sollte es so aussehen:

Laden Sie nun Python über den gelben Button herunter. Klicken Sie anschließend doppelt auf die heruntergeladene Datei, um den Installationsprozess zu starten. Befolgen Sie anschließend die aufkommenden Anweisungen, um die Installation abschließen.

3. Lokale Applikation als Ordner herunterladen

Laden Sie nun die lokale Applikation herunter, mit der Sie die Einwohnerliste später überprüfen können. Der folgende ZIP-Ordner enthält die Applikation:

4. ZIP-Ordner öffnen

Sobald der Download abgeschlossen ist, können Sie mit einem Doppelklick diesen öffnen. Innerhalb des Ordners finden Sie eine Reihe von Dateien. Die folgenden Dateien sollten sich in dem Ordner befinden:

5. Applikation öffnen

Auf Windows:

Wenn Sie einen Windows-Computer verwenden, doppelklicken Sie bitte auf die Datei run_app.bat, um die Applikation zu starten.

Nach dem Doppelklick auf die Datei öffnet sich vermutlich ein Fenster, das eine erneute Bestätigung erfordert. Bitte bestätigen Sie und führen Sie die Datei direkt aus – ohne einen Extrahierungsprozess zu starten.

Nach der Bestätigung öffnet sich ein schwarzes Kommandofenster. Dieses startet die lokale Anwendung, was 3–7 Minuten dauern kann.

Hinweis: In diesem Fenster lädt der Computer alle benötigten Bausteine herunter. Falls sich nach etwa 7 Minuten nichts mehr bewegt und im Browser noch kein neues Fenster erscheint, drücken Sie bitte einmal die Enter-Taste, während das schwarze Fenster geöffnet ist.

Im Anschluss öffnet sich automatisch ein neues Browserfenster, in dem Sie die Anwendung sehen und nutzen können.

Auf macOS (Apple):

Wenn Sie einen Apple-Computer verwenden, doppelklicken Sie bitte auf die Datei run_app.command, um die Applikation zu starten.

Falls Sie die Datei nicht öffnen können: Sofern Sie ein neueres macOS Betriebssystem verwenden, kann es sein, dass Ihnen keine Option gegeben wird, die Ausführung zu bestätigen. In diesem Fall müssen zusätzlich die folgenden Schritte befolgen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den heruntergeladenen Ordner inhabitant_list_checker
Eine Auswahlfläche öffnet sich. Klicken Sie nun auf das vorletzte Element "Neues Terminal bei Ordner"
Nun öffnet sich ein neues Fenster der "Terminal"-App. In diesem müssen Sie nun folgenden Text einfügen und anschließend Enter drücken, um die Datei ausführbar zu machen:

xattr -d com.apple.quarantine run_app.command

Dies sieht dann wie folgt aus:

Klicken Sie nun einmal auf die Enter-Taste, um den Befehl auszuführen.

Nun können Sie erneut auf die ursprüngliche Datei run_app.command doppelklicken, um die Applikation zu starten.

Nach erfolgreicher Ausführung öffnet sich ein Fenster der "Terminal"-App. Dieses startet die lokale Anwendung, was 3–7 Minuten dauern kann.

Hinweis: In diesem Fenster lädt der Computer alle benötigten Bausteine herunter. Falls sich nach etwa 7 Minuten nichts mehr bewegt und im Browser noch kein neues Fenster erscheint, drücken Sie bitte einmal die Enter-Taste, während das schwarze Fenster geöffnet ist.

Im Anschluss öffnet sich automatisch ein neues Browserfenster, in dem Sie die Anwendung sehen und nutzen können.

6. Excel-Datei mithilfe der Applikation überprüfen

Folgen Sie nun den Anweisungen in der geöffneten Applikation, um die Excel-Datei vollständig zu überprüfen. Sobald alle Prüfungen auf ‚grün‘ stehen, können Sie die finale Excel-Datei auf der Website hochladen.

7. Finale Excel-Datei auf der Webstelle hochladen

Sobald die Applikation keine Fehler mehr meldet, ist die Einwohnerliste bereit für den Upload. Laden Sie die Datei über den bereits genannten Bereich der Webstelle hoch: